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파워포인트 작업 시간을 줄이는 노하우

바깥 날씨는 좋고, 상사의 눈초리는 따갑고, 주위의 기대는 높습니다. 이럴 때는 손이 열개라도 모자릅니다.  시간이 오래 걸린다면 효율성이 떨어진다고 느끼겠지요? 이번 장에서는 필자의 경험에서 나온 작업 시간을 줄이는 노하우를 소개합니다.

바깥 날씨는 좋고, 상사의 눈초리는 따갑고, 주위의 기대는 높습니다. 이럴 때는 손이 열개라도 모자릅니다.  시간이 오래 걸린다면 효율성이 떨어진다고 느끼겠지요? 이번 장에서는 필자의 경험에서 나온 작업 시간을 줄이는 노하우를 소개합니다.


1. [alt]단축키! 파워포인트의 ‘빠른 실행 도구모음’을 활용합니다.

개체 레이어 순서를 조절하는 것과 정렬하기 등은 무척 자주 쓰지만 그때마다 리본메뉴 혹은 우클릭메뉴에서 찾아적용하기가 번거롭습니다. 이럴 때 빠른 실행 도구 모음에 이런 기능을 등록만 해 놓으면 alt키와 숫자키로 빠르게 적용이 가능합니다.

리본 메뉴 상단 [빠른실행 도구 모음]영역에서 우측 클릭, 선택하여 도구 모음을자신의 입맛에 맞게 지정합니다. 이후 Alt키 + 숫자키로 빠르게 해당 명령을 실행할 수 있습니다. 무엇을 등록해야할지 모를때는 아래 링크에서 필자의 단축키를 바로 가져올 수 있습니다.

설치 : 다운로드 후 압축풀기 > 파워포인트 실행 > 파일 탭 > 옵션 > 리본 사용자 지정 > [가져오기/내보내기] 에서 파일 선택


2. 정렬(맞춤)기능과 가이드를 적극적으로 활용합니다.

맨 앞 사람이 손을 들어 “기준~!”이라 외치고 줄을 맞추어 섰던 기억이 있으실 겁니다. 이와 마찬가지로 텍스트나 도형 개체를 여러 개 배치할 때는 마우스로 끌어 하나씩 놓기보다 한 개체를 기준으로정렬(파워포인트에서는 맞춤) 기능을 이용하는 것이 효율적입니다. 또한 가이드라인이 있으면 문서 전체에서 통일성을 쉽게 유도할 수 있습니다.

Tip.하나의 개체만 선택한 상태에서는 캔버스를 기준으로 정렬되며, 여러 개를 선택한 상태일경우 가장 크거나 측면에 있는 개체를 기준으로 정렬됩니다.

3. 최종화면에서 보이지 않을 부분이라면 크게 신경 쓰지 않습니다.

인포그래픽에서는 개체를 그리거나 상세하게 편집하는 일이 많은데, 보이지않는 부분까지 신경을 쓰다 보면 작업 시간이 길어 질 수 밖에 없습니다. 작업하는 부분이 아래 레이어에있거나 화면 밖으로 나가는 개체라면 보이지 않을 부분은 정리를 미루는 것이 좋습니다.

Tip. 아래 사진의 경우 시간을 크게 줄였을 뿐 아니라 자로 잰 듯100% 정확히 맞추지 않을 경우 보이게 되는 개체와 개체 사이에 보이게 되는 간격을 아예 없애는 긍정적효과를 냈습니다.


4. 파워포인트 작업을 할 때는 캔버스(작업영역)을 확보합니다.

물건이 어지럽게 놓여 책 한 권 제대로 내려 놓을 수 없는 책상 보다는 잘 정리된 책상에서의 작업 효율이 높듯이오브젝트가 많은 캔버스에서의 작업은 개체 선택에 어려움을 주어 작업 시간을 늘리게 됩니다. (개체 선택의어려움은 파워포인트 작업에서 큰 스트레스가 되기도 합니다.)

Tip. 주변에 오브젝트가 없다면 대각선 그래그로 여러 개의 개체를쉽게 선택할 수 있습니다.

5. 원본데이터는 백업 또는 복제를 하고 시작합니다.

데이터를 편집하는 과정에서 여러 개의 개체로 나누다 보면 원본이 왜곡 · 누락 되거나 사라지는 경우가 있습니다. 안전성을 위해 원본 슬라이드는 반드시 복제를 해 놓는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 매우 쉬운 과정이고 불과 몇 초도 걸리지 않지만 많은 분들이 간과하고 있는 부분입니다.

Tip. 복제한 슬라이드는 최종 완성 단계에 이르러 지워도 늦지 않습니다. 반드시 데이터를 맞게 적용했는지 확인하세요.

6. 사용하는 서체와 색을 미리 결정하고 등록해 놓습니다.

작업 시작 전에 적용될 색과 서체를 결정하는 것은 작업 시간 단축에도 유효할 뿐 아니라 보다 깔끔한 결과물을낼 수 있게 도와 줍니다. 친절하게도 파워포인트에서는 “테마”라는 색과 서체 조합을 제공하고 있습니다.

[디자인]탭에서 확인이 가능하고 초보자도 쉽게 활용할 수 있습니다.

Tip. 테마기능을 이용해 색과 서체를 결정했다면 파워포인트 어디서든빠르게 이에 접근 할 수 있도록 되어 있습니다. 또한 작업 중간에 테마를 바꾸면 문서 전체가 일제히 바뀝니다.

7. 개체의이동/변형 시 ctrl, alt 키, 화살표키를 적극적으로 활용합니다.

키보드의도움 없이 마우스로 모든 작업을 하기란 참 어렵습니다. 정사각형을 그린다거나 사진을 비율에 맞게 늘리거나여러 개체를 조금씩 움직이는 등의 작업은 키보드가 꼭 필요합니다. 필자는 작업 시에 왼손가락을 항상Ctrl 키에 올려놓고 있어 키보드의 왼쪽 Ctrl키부분이많이 닳아 있습니다. 이처럼 적극적으로 옵션키들을 활용한다면 작업시간이 빨라질 수 있습니다.


맺음말

사실, 실무에서는 기존에 가지고 있던 작업의 노하우가 작업속도에 큰 영향을 미치고 있습니다. 하지만 이러한 노하우는 하루아침에 이루어진 것이 아닌 디자인을 배우기 시작한 이후부터 많은 작업과, 타인의 작업물을 보고 연습하고 돈을 벌며 만들어진 것이라 쉽게 공유되거나 정리하여 알려드리기가 참 어렵습니다.

하지만 제 경험상, 보통 작업하던 컴퓨터가 아닌 환경(ex. 태블릿과 같은 터치환경)에서 작업속도가 크게 느려지고, 스트레스를 받고는 합니다. 매일 손가락을 올려놓는 키보드, 잘 정리된 화면, 파일, 안정감을 주는 백업, 나만의 단축키와 내게 맞는 파워포인트 버전과 옵션값 등 위에 설명한 요소들이 없기 때문이라 생각합니다. 저처럼 하루를 파워포인트로 시작해 끝내는 사람들 외에는 위의 노하우들이 작업 속도를 줄이는데 큰 도움이 될 것입니다.

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