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실무자가 추천하는 파워포인트 핵심 단축키 TOP10

글자를 입력할 때만 키보드를 사용하고 있지 않나요? 온종일 파워포인트만 가지고 일하는 사람 입장에서 가장 많이쓰는 단축키 10개를 딱 집어 예제와 함께 알려드립니다.

글자를 입력할 때만 키보드를 사용하고 있지 않나요? 모든 것을 마우스로만 하다 보면 속도가 느려지거나 및 작업 흐름이 끊기기 쉽습니다. 한 손만 뻐근하게 아픈것도 덤이구요.

이미 엑셀이나 워드 등에서 단축키를 사용하고 있다면 파워포인트에도 역시 자주 쓸 수 밖에 없는 단축키가 있다는 것을 알고 있을 것입니다.

온종일 파워포인트만 가지고 일하는 사람 입장에서 가장 많이쓰는 단축키 10개를 딱 집어 알려드립니다.

시작하기 전에

1. 모든 단축어는 Alt로 시작한다.

MS OFFICE의 단축키 시스템을 먼저 이해하면 좋습니다. 운영체제인 WINDOWS의 프로그램들도 대부분 이 방식입니다.

‘[Alt]키’로 단축어를 시작함을 알립니다.

파워포인트 상 어디서든 alt키만 누르면 단축어 알파벳이 나타나고, 이를 따라 누르면 클릭하는 것과 같이 실행시킬 수 있습니다. 일단 첫째로 이를 알아두시고 한 번 해 보세요.

Alt키를 누르면 마우스에 손 안대고 누를 수 있어요!

2. ‘빠른 실행 도구 모음’으로 단축어를 더 짧게 만들 수 있다.

파워포인트에는 ‘빠른 실행 도구 모음’이라는 기능이 있습니다. 파워포인트를 기본으로 설치했을 경우 아래 그림과 같이 왼쪽 최상단에 ‘저장, 실행 취소, 슬라이드쇼’가 기본으로 보이는데 바로 이것입니다.

대부분의 사용자들은 저장버튼만 이용하거나, 아예 존재를 모릅니다.

위의 4개를 마음대로 변경할 수 있으며, 이는 [Alt]키로 시작하는 단축어에서 숫자 1,2,3… 을 사용할 수 있게 해 줍니다. 위 사진과 같은 상태에서 [Alt]키를 누르고 [1]을 누르면 현재 문서가 저장이 되며, [Alt]+[4]는 슬라이드쇼를 시작하는 것이지요.

마우스로 적어도 3~4번 클릭하여야 가능한 작업을 순식간에 해 낼 수 있다는 사실!

3. ‘빠른 실행 도구 모음’을 가져오거나 저장해 둘 수 있다.

도구 모음은 말 그대로 자주 쓰는 기능을 모아 둔 상자라 보면 되고, 이를 따로 파일로 보관하거나 이미 준비된 것을 가져올 수도 있습니다. 파워포인트를 많이 써 본 상황이라면 스스로 만들어 저장해 두고 이용해도 좋습니다. 이것이 처음이라면 제가 만들어 둔 상자를 먼저 써 보시고 알맞게 바꾸어도 좋습니다. 아래 절차를 따라 가 보세요.

  1. 파워포인트를 켭니다. 파워포인트 버전은 2013 이상으로 사용하는 것을 권장합니다.
  2. [PowerPoint_Shortcut_ptwiz.exportedUI] 를 다운받습니다. 제 파워포인트에서 저장한 것입니다.
  3. 파워포인트로 다시 넘어가서 아래 사진과 같이 합니다.

3-1 빠른 실행 도구 모음 위에서 마우스 [우클릭] – [빠른 실행 도구 모음 사용자 지정]을 누릅니다.
3-2 우측 하단 사용자 지정: [가져오기/내보내기] – [사용자 지정 파일 가져오기] – [확인]버튼
3-3 동일하게 빠른 실행 도구 모음 위에서 마우스 [우클릭] – [리본 메뉴 아래에 빠른 실행 도구 모음 표시] 클릭

이제 저와 동일하게 [Alt]키로 시작하는 빠른 단축키를 사용할 수 있습니다. 이외에도 박스의 크기조정이나 표에서의 선 굵기 수정과 같이 매우 까다로운 작업을 쉽게 할 수도 있습니다.

4. 되돌리기 단축키 : Ctrl + Z (반대로는 Ctrl + Y)

아래 top10 보다도 더더 위에 있는 단축키라 미리 소개합니다. 아래 예제들을 따라할 때도 실수가 있었다면 언제든 Ctrl+Z로 앞단계로 되돌릴 수 있습니다! 반대로 가려면 Ctrl + Y입니다.

자주 사용하는 단축키 top10

우선, 프린트하여 자주 볼 수 있도록 정리해서 사진으로 만들어 두었습니다. 작게 프린트해서 활용하시면 좋겠습니다. (아래 pptx파일에도 넣어두었어요)

효과적인 연습을 위해 연습용 파일을 올려 드릴게요. 아래 파일을 다운 받으 신 뒤 따라오세요~!

1. 글씨 크기 조절

대부분의 파워포인트 문서는 텍스트가 50%이상입니다. 그만큼 텍스트를 많이 다루어야 하는데 폰트는 어떻게 통일한다고 해도 크기는 자주 변경이 일어날 수 밖에 없습니다. 보통은 서체이름 옆의 아이콘을 주로 이용하지만 단어를 강조한다거나 할 때는 마우스 이동이 정말 많아지고 매번 [홈]탭으로의 이동이 필요하기도 합니다. 이때 유용한 단축키입니다.

MS Word에서도 동일하게 적용이 가능하니 꼭 익혀두세요.

줄글에 커서를 위치시킨뒤 Shift + 화살표키, Home키, End키를 이용해 단어나 줄글을 선택하세요. 그리고 자연스럽게 Ctrl키를 같이 누르고 “,<” 나 “.>”를 눌러 확대 축소합니다.

TIP. 박스 안에 있는 글자도 일괄적으로 적용이 가능합니다. 표나 차트도 마찬가지로 선택된 부분의 모든 텍스트가 변경됩니다.

2. 방금 했던 작업 반복

역시 MS Office 전역에 걸쳐 자주 사용 되는 단축키로 이미 알고 계신 분들이 많을 것입니다. F4키는 방금 했던 작업을 적용하는 키이며,

반복작업에는 이보다 빠를 수 없고 무척 편리하지만 제한이 많은 편입니다. 1가지 이상의 절차는 안되며, 다음 적용할 개체로 옮기는 과정에서 클릭이나 이동 실수 등도 기록되어 깨지는 경우도 있습니다.

제 경우 여러 번 서식을 적용할때는 뒤에 소개하는 6번 단축키(속성 복사/붙여넣기)를 주로 이용하며 단순반복할때만 제한적으로 이용하는 편입니다.

아래 영상을 보고 개체와 글자에 적용하는 법을 연습 해 보세요.

박스나 글자, 개체 등을 선택하고 색변경 등의 작업을 한 뒤 바로 다른 개체를 동일하게 선택하여 F4키를 눌러주면 됩니다. 서식변경 뿐 아니라 크기조정이나 키보드를 이용한 개체이동도 적용이 가능합니다.

TIP. 선택동작(마우스 클릭 / Shift+화살표로 글자선택 등)을 제외하고는 대부분의 키 입력도 모두 이전동작으로 인식되게 되므로 선택 중간에 다른 하면 원치 않은 동작이 반복될 수 있습니다.

3. 슬라이드쇼 / 현재 페이지부터 슬라이드쇼

소개해 드리는 단축키들 중 가장 쉽지만, 제일 많이 쓰이는 단축키입니다. 마우스/메뉴로 접근할 때는 상단 메뉴에서 [슬라이드 쇼]탭 – [처음부터] 또는 [현재 슬라이드쇼] 아이콘을 누르면 됩니다.

이 단축키가 중요한 이유는 시간을 줄여주기도 함과 동시에 “쇼”로 명칭된 행위인 만큼 화면상에 마우스 포인터 / 윈도우 바탕 화면이 보이게 되면 쇼로서의 완결성이 떨어지게 됩니다. 우리가 극장이나 콘서트장에서 실수나 준비가 안된 모습을 보고 싶지 않듯 발표장에서 또한 준비되지 않은 모습이 큰 감점요인이 될 수 있으므로 가장 기본적인 단축키인 F5는 반드시 익혀 두는게 좋습니다.

발표를 시작할때 F5로, 모종의 이유로 발표화면을 벗어났을때 Shift + F5를 누르면 발표화면을 현재 슬라이드 부터 돌려 놓을 수 있습니다. 또한 발표를 준비중(작업중)일 경우에도 Shift + F5로 수시로 화면을 확인할 필요가 있습니다.

추가로 알아둘 팁

  • Esc 키로 슬라이드쇼를 빠져나올 수 있습니다.
  • 발표장에서는 화면이 나오는 디스플레이/프로젝터와 파워포인트가 실행되어 있는 디스플레이/모니터 이렇게 두가지 화면이 있게 됩니다. 두 화면은 서로 전환될 수 있습니다. [슬라이드쇼]탭 – [모니터] 를 이용하세요
  • 슬라이드쇼에는 메모나 눈금선/안내선, 작업영역 밖의 요소는 보이지 않습니다.

위와 같은 작업영역이라면, 빨간선 바깥쪽은 보이지 않고, 빨간선의 굵기는 반으로 보이게 됩니다.

4. 묶기 / 묶음 풀기 (Group / Ungroup)

개체를 서로 묶는 것은 화면을 정리하는데 크게 도움이 됩니다. 특히 조직도 같이 상자나 선이 많은 경우 매우 유용하지요. Ctrl + G로 다수의 개체를 묶을 수 있고, 동시에 움직이거나 크기를 줄일 수 있습니다.

반대로 묶인 것을 풀기(Ungroup) 위해 Shift + Ctrl + G 를 이용할 수 있습니다.

예시와 같이 박스와 글자를 묶는 것 뿐 아니라 사진과 글자, 도형 등 대부분의 개체들을 묶어서 편하게 활용할 수 있습니다. 한번 묶인 것을 풀지않고 수정하기 위해서는 해당 개체가 선택될 때 까지 마우스로 클릭해 주면 됩니다.

제시된 따라하기 이외에도 글자나 박스의 크기 등도 수정해 보면서 그룹핑에 대한 감을 익혀 보시길 바랍니다.

참고로, 표 또는 페이지번호는 그룹핑할 수 없습니다.

5. 찾기 / 바꾸기

찾기/바꾸기 단축키인 Ctrl + F는 파워포인트 뿐 아니라 다른 오피스 프로그램과 심지어 윈도우 기본 메모장에서도 쓸 수 있는 유용한 단축키입니다.

실무자 입장에서 가장 유용했던 케이스는 과다 사용된 띄어쓰기(Space)를 한번에 정리하는 것인데, 찾기에서 여백 문자를 그대로 인식 할 수 있으므로 아래 예제와 같이 활용하면 됩니다. 또한 작업 중간에 큰 목차가 수정되어 여러페이지에 영향을 주거나, 뒤늦게 오타를 발견하였을 때도 유용합니다.

파워포인트에서는 슬라이드 전역의 텍스트에서 찾게 되며 검색할 영역을 선택할 필요는 없습니다. (일괄바꾸기하는 경우 바뀌지 않을 부분까지 바뀌는 것에 주의 )

띄어쓰기가 세번 이상 눌러진 경우도 있으므로 여러번 바꾸어야 합니다.

6. 개체의 속성 복사 / 붙이기

속성 복사 / 붙여널기는 프레젠테이션 문서 전반의 통일성을 맞추기 위해 자주 사용됩니다. 개체에 적용된 속성들에는 폰트, 크기, 색, 테두리, 효과, 글자서식, 문단 서식 등이 있으며 이를 복사하여 다른 곳에 쉽게 적용이 가능합니다. 단축키는 Ctrl + Shift + C / Ctrl + Shift + V 으로 일반적인 복사/붙여넣기에 비해 Shift 하나가 추가되어 외우기도 쉬운 편입니다.

단, 제한적인 부분이 몇가지 있는데 다음과 같습니다.

  • 표에는 본 기능이 작동하지 않습니다. (표 안의 글자 가능 / 표와 표간에도 불가능)
  • ‘문단’ 속성은 선택영역을 분명히 해야 복사 / 붙여넣기가 됩니다.

글자:글자 / 도형:도형 / 그림:그림 과 같이 같은 형식을 따라 속성 복사/붙여넣기 하는 것을 기본으로 하는 것이 속성복사가 안되는 스트레스를 줄일 수 있습니다. 물론 시도해 보는 것은 나쁘지 않으니 예제 이외에도 여러가지 붙여넣기를 시도해 보시면 좋을 것입니다.

7. 개체의 순서를 바꾸기 (가장 위로, 가장 아래로)

여기 침대가 있습니다. 베개, 매트리스 커버, 요, 이불 이 네개를 어떻게 놓아야 할까요? 사람은 어디에 들어가야 하나요? 파워포인트 작업을 할 때도 이런 개체 순서(영어로 Layer)들이 적용됩니다. 배경과 도형, 글자, 사진, 화살표, 제목, 페이지 번호 등 위치와 순서 등이 어느정도 정해져 있으며 이게 바뀔 경우 내용 전달에 실패할 수도 있습니다. 가려져서 안보일 테니까요.

평면 위에 배치하는 것이야 서로 잘 피하면 되지만 겹쳐야 하는 경우도 많이 생깁니다. 이때 이 두가지 단축키를 이용하면 됩니다.

선택한 후 Alt – HGR (단축키 모음을 설치했을 경우 Alt + 1) 로 맨 앞으로 가져올 수 있으며 그 반대로 맨 뒤로 보내려면 Alt – HGK (Alt + 2) 입니다.

예제를 따라해 보며 감을 익혀 보세요.

개체가 3겹 이상 겹치는 일은 흔치 않으므로 한칸씩 이동보다는 맨앞/맨뒤 로 연습하는 것이 효과적입니다.

8. 여러 개체 정렬(맞춤)

어지러히 물건이 놓여져 있는 가판대를 보면 어떤 생각이 드시나요? 바닥에 쌓여있는 가방들과 선반 위에 나란히 놓여진 가방은 어떤 차이를 줄까요? 가지런히 놓는 것 만으로도 가치가 높아보일 수 있습니다.

이렇듯 정렬 기능은 발표자료의 완성도를 높이는데 큰 기여를 합니다. 글과 사진, 도형들을 잘 맞추는 것은 마우스만 가지고 하기엔 매우 까다롭고 시간도 많이 걸리므로 이 단축키야 말로 순식간에 발표자료의 질을 올려줄 것입니다.

정렬할 개체를 여러 개 선택하고 (일반적으로 Shift를 누른 채로 여러 개를 클릭) 키보드로 Alt키 – 숫자 3 – 알파벳 L 을 누르면 왼쪽(Left)으로 정렬됩니다. 단축키모음을 설치하지 않았다면 숫자 3 대신 HGA를 차례로 누르면 됩니다.

화면 기준으로 가로방향 왼쪽은 L, 오른쪽은 R 이런식으로 외우기 쉬운 알파벳으로 구성되어 있으므로 금방 익숙해 질 수 있습니다.

세가지 연습 모두 여러가지 방법이 있을 수 있습니다. 개체가 많아질 수록 6번에서 배운 그룹-언그룹기능을 함께 이용하면 더욱 효과적입니다.

9. 사진 자르기 (CROPPING)

프레젠테이션 자료를 만들 때 사진이 정말 많이 쓰입니다. 하지만 사진이 그 자리에 딱 맞는 경우는 거의 없습니다. 아래 원본 사진을 보세요.

사진과 어떤 글자(의도)가 있는 지에 따라 사진이 담는 정보가 달라져야 합니다. 작은 차이지만 그 전달력은 분명히 다르고, 이를 구현하려면 사진 자르기가 쉬운 해답이 될 수 있습니다.

삽입된 사진을 선택하고 Alt +4 (Alt+JPVC) 만 누르면 내 의도에 맞는 부분만 보여줄 수 있습니다. 필요없는 부분, 보기싫은 사람(가운데에 있으면 곤란하지만), 워터마크 등을 손쉽게 잘라내고 핵심만 남겨 놓을 수 있습니다.

예제는 자르기 기능을 충분히 연습할 수 있도록 구성해 보았습니다. 같은 사진이어도 실력에 따라 다를 수 있다는 사실! 단축키가 있기 때문에 어렵지 않게 할 수 있을 것입니다.

10. 점편집

마지막으로 소개할 단축키는 점편집 (Alt – 5 / Alt – JDEE) 입니다. 초보를 위한 단축키라기엔 조금 난해할 수 있지만, 실제로는 매우 많이 쓰이는 기능이기 때문에 특별히 소개합니다.

파워포인트에서 기본으로 제공되는 도형에서 약간의 변형이 필요한 경우 점편집을 사용하게 됩니다. 쉽게는 자연스러운 말풍선을 만들거나 사각형을 조금만 변형해서 세련된 표지를 만들수도 있습니다.

배경에 쓰인 도형은 사각형을 점편집으로 풀어내 조금 변형한 것입니다. https://ptwiz.com/archives/16052
조금 더 익숙해 지면 자연스러운 곡선(물결무늬)도 만들어 낼 수 있습니다. https://ptwiz.com/archives/16144

단축키를 이용해 편집모드로 들어간 뒤 점을 옮기거나 추가, 조정하여 색다른 도형을 만들어 보세요. 예제는 간단히 연습해 볼 수 있도록 구성해 두었습니다.

마치며

긴 글 따라오느라 고생하셨습니다. 오늘 소개해 드린 단축키들의 효과로 발표자료를 만드는 과정의 부담이 조금이나마 줄어 들었으면 하는 바램입니다.

추가로 질문이나 더 알고싶은 부분이 있다면 댓글로 남겨 주시기 바랍니다.

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